Cumplimiento: Obligaciones de facturación y conservación de documentos
Obligaciones de facturación y conservación documental
Para una Sociedad Limitada, la facturación y el archivo documental no son solo tareas administrativas, sino un pilar fundamental del cumplimiento fiscal. La ley exige que toda operación sujeta a impuestos esté debidamente registrada y respaldada por documentos físicos o electrónicos que permitan una trazabilidad clara entre lo facturado, lo contabilizado y lo declarado ante Hacienda.
Circuito de facturación y registros obligatorios
La normativa exige el cumplimiento de deberes formales estrictos. En esencia, como administrador, debes asegurar lo siguiente:
- Expedición de facturas: Toda operación sujeta a IVA debe estar documentada mediante una factura emitida correctamente, cumpliendo con los requisitos de contenido que establece la ley.
- Llevar registros y contabilidad: Es obligatorio mantener registros (libros registro de facturas recibidas y expedidas) y una contabilidad que refleje fielmente la cifra de negocios y permita cuantificar tanto el IVA repercutido como el IVA soportado.
- Trazabilidad: El objetivo principal es que, ante cualquier inspección, sea posible cuadrar sin margen de error lo que se ha facturado, lo que se ha contabilizado y lo que finalmente se ha declarado en los modelos impositivos (como el modelo 303 de IVA).
Conservación de documentos
No basta con emitir o recibir una factura; la sociedad tiene la obligación legal de conservar todos los justificantes, facturas expedidas y facturas recibidas durante todo el plazo de prescripción de los impuestos. Esto se aplica tanto a documentos en papel como a aquellos almacenados por medios electrónicos.
| Concepto | Acción requerida |
|---|---|
| Facturas expedidas | Almacenar copias íntegras y legibles. |
| Facturas recibidas | Conservar los originales recibidos de proveedores. |
| Justificantes | Guardar cualquier evidencia de operaciones económicas. |
| Plazo | Durante todo el periodo de prescripción legal. |
Errores frecuentes y riesgos
El incumplimiento de estas obligaciones formales suele ser un punto sensible en caso de revisión por parte de la Agencia Tributaria. Los errores más comunes que debes evitar son:
- Descuadres: Diferencias entre las cifras de facturación, la contabilidad y lo declarado en los modelos trimestrales o anuales.
- Documentación incompleta: No conservar copias de facturas emitidas o perder los originales de las facturas que justifican el IVA soportado que intentas deducir.
- Falta de trazabilidad: Incapacidad de explicar cómo un apunte contable concreto se corresponde con una factura específica o una operación real.
Resumen
Para mantener un cumplimiento sólido, enfócate en tres puntos de control:
- Asegura que tu alta censal (modelo 036) sea correcta y esté actualizada, ya que determina tu sujeción y obligaciones en el IVA.
- Mantén un circuito de facturación constante: expide recibos por cada venta y conserva diligentemente los originales de cada gasto.
- Supervisa periódicamente que la información que llega a la contabilidad sea consistente con los registros de facturación, evitando discrepancias que puedan dar lugar a sanciones o recargos.
Recuerda que estas obligaciones son recurrentes y forman parte del esqueleto de control de cualquier sociedad, independientemente de que delegues los cierres y la presentación de modelos a una asesoría externa.